Family Office: standard legali e di conformità

Come tutte le tipologie di attività, anche i Family Office devono sottostare a una serie di linee guida e standard legali definiti.

Essendo che la normativa Italiana è ancora completamente in evoluzione, la redazione di questo articolo prenderà a riferimento la normativa presente negli Stati Uniti, dove i FO hanno dovuto affrontare una supervisione potenzialmente più stretta da parte della SEC (Securities and Exchange Commission) a seguito del Dodd-Frank Wall Street Reform and Consumer Protection Act del 2010: a questo scopo, è stata creata la Family Office Rule, che definisce il termine Family Office e altri termini chiave ad esso correlati. Un Family Office che non soddisfa la definizione della SEC deve quindi presentare regolare domanda di registrazione e assicurarsi di soddisfarne i criteri.

Le regole definite dalla SEC non sono solo indicazioni obbligatorie da seguire se si opera negli Stati Uniti, ma costituiscono anche un ottimo esempio di linee guida volte ad ottimizzare l’operato di un Family Office in altre parti del mondo.

Quali sono, quindi, gli aspetti del Family Office e dei suoi clienti maggiormente colpiti da queste regolamentazioni? Vediamoli insieme.

La rendicontazione

La rendicontazione è sicuramente uno tra gli elementi principali da considerare nel caso di standard legali e di conformità relativi ai Family Office, soprattutto se si parla di patrimoni importanti. Se si dirige un’attività di $100 milioni o più, ad esempio, potrebbe essere richiesto di rendicontare periodicamente le entrate alla SEC. 

Inoltre, i grandi trader che investono e intraprendono transazioni considerevoli devono segnalare tali transazioni alla SEC specificando la data e l’importo. Queste relazioni hanno il solo scopo dichiarato di consentire alla SEC di monitorare partecipazioni e transazioni significative per rischi sistemici.

La struttura del Family Office e i “clienti familiari”

Altro aspetto da considerare sono i membri della famiglia. Sebbene la Family Office Rule stabilisca che un Family Office qualificato deve essere di proprietà di clienti familiari e “controllato esclusivamente (direttamente o indirettamente) da uno o più familiari e/o entità familiari”, la SEC ha indicato che qualsiasi struttura in cui la famiglia ha “di fatto” il controllo dell’entità del Family Office soddisferà questo requisito. 

A questo proposito, la SEC esonera dalla registrazione come Family Office qualsiasi società che:

• Fornisce servizi di consulenza sugli investimenti solo ai “clienti familiari”;
• È interamente di proprietà di clienti familiari ed è esclusivamente controllata da uno o più familiari;
• Non si offre al pubblico come consulente per gli investimenti.

La definizione di cliente familiare ai sensi della regola del Family Office della SEC è piuttosto ampia e include:

• Un membro della famiglia o un ex membro della famiglia;
• Un dipendente chiave del Family Office o alcuni ex dipendenti chiave;
• Una fondazione, un trust, un’organizzazione di beneficenza, istituita e finanziata esclusivamente da clienti familiari;
• I trust stabiliti o finanziati dalla famiglia;
• Un trust per il quale solo i dipendenti chiave del family office sono fiduciari o decisori autorizzati;
• Un patrimonio di un familiare, di un ex membro della famiglia, di un dipendente chiave del Family Office o in alcuni casi ex dipendente chiave;
• Un’azienda che è interamente di proprietà e gestisce a beneficio del sito dei clienti familiari.

Segnalazione della titolarità effettiva

I Family Office dovrebbero inoltre essere consapevoli del fatto che le società pubbliche hanno l’obbligo di divulgare i beneficiari che possiedono o acquisiscono la titolarità effettiva di oltre il 5% dei loro titoli azionari, con lo scopo di fornire al mercato e ad altri azionisti informazioni su importanti acquisizioni di azioni che potrebbero presagire potenziali cambiamenti di controllo.

Questa tipologia di segnalazione si applica anche nel caso degli “insider” delle società pubbliche, ovvero ai funzionari quali:

• Amministratori;
• Ufficiali esecutivi;
• Azionisti che possiedono beneficamente più del 10% dei titoli azionari registrati SEC della società. 

Determinare se una persona è soggetta a un obbligo di segnalazione è solo il primo passo. Successivamente, una persona deve determinare quali titoli sono segnalabili. A tal fine, la titolarità effettiva è definita come un interesse pecuniario nei titoli. 

I gestori di investimenti istituzionali e i large trader

La SEC si occupa anche di monitorare i gestori di investimenti istituzionali (institutional investment manager) e i large trader. 

La definizione di institutional investment manager è duplice, in quanto può trattarsi di:

• Enti che investono o compravendono titoli per proprio conto; 
• Persone fisiche o enti che esercitano la discrezionalità di investimento sul conto di qualsiasi altra persona fisica o ente.

Per chiarezza, un trustee è un gestore di investimenti istituzionale, ma una persona fisica che esercita discrezionalità sugli investimenti sul proprio conto non è un gestore di investimenti istituzionali. Se un Family Office esercita discrezionalità sugli investimenti su titoli (direttamente o indirettamente) di proprietà della famiglia, sarà considerato un gestore di investimenti istituzionali.

Il monitoraggio della SEC si estende anche ai large trader, ovvero persone fisiche che possiedono discrezionalità sugli investimenti diretti, anche attraverso un ente, su almeno un conto che effettua transazioni uguali o superiori a uno di questi limiti:

• 2 milioni di azioni or $20 milioni in un giorno;
• 20 milioni di azioni shares or $200 milioni in un mese.

La SEC e l’insider trading

I Family Office dovrebbero adottare misure specifiche  e sensibilizzare costantemente i loro clienti sui rischi di condividere determinate informazioni all’interno della famiglia, in quanto potrebbero andare a costituire casi di insider trading. 

L’insider trading è costituito da:

• Informazioni materiali non pubbliche: le informazioni sulle quali l’insider ha basato la propria compravendita di azioni non erano di pubblico dominio.
• Dovere nei confronti della società a cui appartengono le informazioni non pubbliche: nella maggior parte delle azioni esecutive, l’insider in possesso delle informazioni non pubbliche deve avere un rapporto fiduciario con la società le cui azioni sono state negoziate.
• Consapevolezza: una volta che un tippee (colui che ha ottenuto informazioni private) ha negoziato consapevolmente o sconsideratamente sulla base di informazioni materiali e non pubbliche, il tippee e il tipper (colui che ha fornito le informazioni stesse) possono essere ritenuti responsabili per insider trading e possono essere soggetti a multe e sanzioni.

Politiche di compliance

La compliance è una funzione critica nelle operazioni quotidiane di un Family Office registrato in SEC: il FO deve infatti implementare con certezza politiche e procedure per prevenire, rilevare e correggere tempestivamente le violazioni riferite al Advisers Act e deve aver nominato un Chief Compliance Officer (CCO) responsabile della gestione di tali politiche e procedure.

Una buona politica di compliance comprende procedure volte a:

• Definire un codice etico che stabilisce gli standard di condotta aziendale;
• Prevenire l’uso improprio di informazioni materiali non pubbliche;
• Garantire che i libri e registri relativi agli investimenti siano aggiornati, accurati e completi;
• Assicurare la capacità del consulente per gli investimenti di continuare a operare dopo una situazione di difficoltà;
• Tutelare la privacy e salvaguardare i dati personali dei clienti;
• Assicurare l’anti-riciclaggio;
• Garantire il rispetto dei regolamenti di atto dei consulenti.

Politiche di conservazione dei documenti

I Family Office devono tenere libri e registri aggiornati regolarmente, in modo da consentirne una facile localizzazione, accesso e ritiro in qualsiasi momento. Tra questi documenti sono inclusi registri societari, contabili e di comunicazione, oltre che accordi scritti stipulati dal consulente per gli investimenti. 

Quando si sviluppa una politica di conservazione dei documenti, un Family Office dovrebbe:

• Includere tutti i registri nella politica di conservazione dei documenti;
• Nominare un proprietario del registro;
• Promuovere la conformità condivisa con le procedure di conservazione dei documenti;
• Salvaguardare i registri in modo appropriato per la continuità aziendale;
• Incoraggiare la stretta aderenza a una politica di distruzione dei registri;

Per i documenti digitali, inoltre, devono essere rese disponibili:

• Una copia leggibile, vera e completa del registro nel supporto e nel formato in cui è memorizzato
• Una stampa leggibile, vera e completa del registro e dei mezzi per accedere, visualizzare e stampare i registri.

Conclusione e riflessioni finali

I Family Office devono bilanciare attivamente gli obiettivi di pianificazione patrimoniale e privacy dei loro clienti con i requisiti normativi. Le regolamentazioni presentate dalla SEC forniscono quindi un ottimo spunto di riflessione per implementare e adottare anche in Italia delle “buone pratiche” di gestione e monitoraggio dei Family Office.

In ogni caso, ogni Family Office si occuperà di individuare le regole e gli standard da seguire in ogni Paese in cui una famiglia e il relativo business si trovano ad operare, in modo da assicurarsi che ogni aspetto economico e legale sia in piena regola e conforme alle norme in essere.