Family Office: la pianificazione strategica

I Family Office svolgono diversi servizi a seconda della natura della famiglia che seguono e dei relativi obiettivi. Un FO può dedicare dal 15% al 30% del proprio tempo alla raccolta e all’analisi di dati per il cliente al fine di mettere in atto un progetto di Pianificazione Strategica continuativo nel tempo.

Nella seconda parte di questo filone di articoli riguardanti il mondo dei Family Office, abbiamo affrontato la tematica dell’importanza di avere una Vision e Mission chiare e che riflettano i valori familiari. A questo proposito ora vediamo come un FO dovrebbe realizzare una Pianificazione Strategica e Finanziaria che renda efficiente ed efficace la Mission e la Vision della famiglia.

Pianificazione strategica di un Family Office 

La creazione di un Piano Strategico si articola in quattro fasi:

• Ricerca: è necessario individuare una base di informazioni di riferimento per ogni aspetto operativo del Family Office. Questa fase permette di tracciare lo stato attuale di una famiglia e delle sue attività.
• Focus: lo scopo e gli obiettivi devono essere chiari e in linea con la Mission aziendale.
• Esecuzione: bisogna delineare il piano d’azione e le sue fasi di attuazione.
• Mantenimento: è fondamentale il monitoraggio continuo per mantenere aggiornato il piano nel tempo.

Affinché il piano strategico sia attuale, il processo di Pianificazione Strategica è ovviamente in perpetuo aggiornamento. A questo scopo, i Family Officer interpellano regolarmente la famiglia e i consulenti tecnici al fine di avere un continuo e costante scambio di informazioni tra i proprietari, il family office stesso e i consulenti-fornitori esterni.

Il Capitale Familiare

Il bene più importante della famiglia è senza dubbio il suo capitale umano. Sebbene il settore della gestione patrimoniale abbia tipicamente concentrato la propria attenzione sugli asset finanziari e misuri la propria rilevanza in base ai patrimoni gestiti o alle attività di consulenza, riteniamo che l’elemento più prezioso è costituito dai membri della famiglia stessa. 

Durante il processo di ricerca delle informazioni di base, è importante iniziare a comprendere le varie relazioni tra i membri della famiglia. Uno strumento che può tornare utile è il genogramma. Il genogramma è un modo per mappare l’albero genealogico e vedere i legami tra i membri della famiglia. È anche un modo per capire le relazioni complicate, magari dovute a divorzi, decessi, separazioni, oppure semplicemente utile a prendere in considerazione eventuali tensioni.

Analisi dei consulenti

Le famiglie sono spesso circondate da diversi consulenti di fiducia che sono fondamentali per la pianificazione e il buon funzionamento della famiglia stessa. 

Identificare i consulenti principali che sono effettivamente necessari per la famiglia (generalmente avvocati, commercialisti, dirigenti e broker) aiuta il FO a comprendere meglio la complessità delle relazioni che intercorrono fra la famiglia e i professionisti a cui essa si rivolge.

Analisi del Piano patrimoniale

I Piani patrimoniali si riferiscono al patrimonio nella sua declinazione più ampia (quinid non solo quello finanziario) e servono a fornire le istruzioni sui desideri e le intenzioni di una persona, su come e dove desidera che il proprio patrimonio e i suoi effetti personali vengano distribuiti dopo la sua morte. Per il Family Officer i documenti che compongono il piano patrimoniale (testamento, documenti fiduciari, procura sanitaria, testamento biologico, testamento etico, ecc…) sono forse le componenti più importanti delle informazioni di base da raccogliere. 

Inoltre, una considerazione molto importante che il FO deve fare riguarda il modo in cui l’individuo e la sua famiglia si evolvono, e dunque monitorare costantemente come il piano patrimoniale deve riflettere i cambiamenti nel corso degli anni.

Confronto e Tracciamento delle Entità Legali

Buona norma per un FO è sicuramente tener traccia dei documenti legali della famiglia, oltre  a comprendere i vari rapporti interconnessi tra la stessa e le Entità Legali che la rappresentano.  Queste ultime possono ovvaimente variare in numero, in base alle necessità familiari. Questa attività assume un carattere prioritario in proporzione al numero di documenti e di Entità Legali che devono essere mappate e monitorate, in quanto possono variare da poche decine fino a 500 o più Entità Legali per famiglia.

Gli Stress Test per un Family Office 

Le famiglie gestiscono e affrontano costantemente una moltitudine di fattori di stress: da piccoli episodi di quotidianità familiare a macroeventi come flessioni dei mercati, pandemie o disastri naturali. 

Oltre a capire chi sono i membri della famiglia e i loro consulenti di fiducia, è anche fondamentale comprendere la probabilità che questi fattori di stress si verifichino. Gli eventi di vita personale sono i più comuni e possono includere, ad esempio, la nascita o la morte, il matrimonio o il divorzio, il pensionamento o il cambiamento di carriera o la disoccupazione. 

Alcuni di questi problemi possono richiedere un’attenzione urgente, ad esempio quando o se un membro della famiglia perde il lavoro e deve integrare il reddito familiare o ottenere una copertura assicurativa sanitaria. Altri eventi della vita, come il declino della salute, possono cambiare gradualmente nel corso del tempo e dovrebbero essere monitorati ma spesso non richiedono una risposta immediata da parte del Family Office. Nonostante ciò, una corretta pianificazione e gestione delle probabilità degli eventi futuri imprevisti è necessaria e imprescindibile per porre al sicuro il futuro della famiglia.

Considerazioni sulla gestione dei rischi e delle assicurazioni

Il tema prevalente tra le famiglie e i dirigenti dei Family Office è quello di rafforzare la resilienza, ossia la capacità della famiglia di affrontare, resistere e riorganizzare in maniera positiva la propria vita dopo aver subito eventi particolarmente negativi. 

Purtroppo, non esiste un modo per rendere il FO o i membri della famiglia “a prova di crisi”, data l’ampia gamma di rischi globali, come le pandemie o i disastri naturali.

Il compito quindi di un FO è quello di redigere annualmente un piano che comprenda anche la previsione di questi fattori che inevitabilmente fanno parte della vita della famiglia e/o dell’azienda.

Bisogna porsi domande come (ad esempio): 

• Quali sono e come affronteremo i possibili rischi che potrebbero avere un impatto rilevante sulle operazioni amministrative?
• Esiste un piano per proteggere il FO e i membri della famiglia dalla criminalità informatica?
• Esiste un processo di revisione annuale per identificare i rischi per i membri della famiglia? È allineato con una strategia assicurativa?

Panoramica dell’analisi del capitale

Sempre più spesso ai Family Office viene chiesto di analizzare la sufficienza del capitale di una famiglia in relazione al suo stile di vita e alle sue aspirazioni di eredità. 

“Attualmente la famiglia ha abbastanza fondi per finanziare il suo stile di vita?  Quale capitale rimarrà da lasciare agli eredi, agli enti di beneficenza o ai beneficiari ora o alla morte?”

Il processo di modellazione di queste informazioni viene spesso effettuato con una c.d. Simulazione Monte Carlo, che fornisce la probabilità che la famiglia sia in grado, o meno, di raggiungere i propri obiettivi. Questo quindi diventa uno strumento potentissimo per capire come e se modificare investimenti, obiettivi o addirittura lo stile di vita.

Pianificazione strategica: concetti chiave e conclusioni

Sintetizziamo quindi per punti i concetti di base fin qui espressi che un FO deve tenere in considerazione quando sviluppa un progetto di Pianificazione Strategica per una famiglia:

• Trasparenza e chiarezza: Al fine di prendere decisioni strategiche efficaci, una famiglia deve tenere un dialogo chiaro e completo.
• Comunicazione e discussione: L’interpretazione dei risultati di un’analisi della sufficienza del capitale fornisce un possibile modello di applicazione “pratico” delle conoscenze; tuttavia, è necessario che la famiglia e i loro consulenti principali discutano e comunichino collettivamente le opportunità, le sfide, le preoccupazioni e le possibili incognite che possono influenzare la pianificazione delle azioni risultanti dall’analisi.
• Pianificazione strategica e amministrazione, che non sono la stessa cosa: È importante chiarire che, per quanto importanti, un processo di pianificazione strategica e un’analisi della sufficienza del capitale sono solo degli strumenti attraverso i quali prendere decisioni rilevanti in merito alla governance, al fine di renderla il più efficace possibile.
• Iterativo e in evoluzione: Il processo di pianificazione strategica è iterativo e continuo. Una buona pratica consiste nel monitorare e tracciare il rapporto tra il piano e i risultati effettivi. Quando la Direzione e/o la famiglia rilevano dei divari importanti tra pianificazione e realtà, è un segnale utile per rivedere ed evolvere il piano strategico e ri-allinearlo alla realtà attuale e ai risultati futuri desiderati.

In conclusione, le informazioni raccolte dal Family Office per costruire la pianificazione strategica e lo sviluppo della famiglia sono sempre in evoluzione. Queste informazioni diventano il fondamento necessario per capire ciò che la famiglia possiede, chi è responsabile e come prendere le decisioni che evolvano la famiglia in una determinata direzione. Senza questa base di informazioni, diventa difficile per il FO distinguere il progresso, o il peggioramento, della situazione familiare, con il conseguente “navigare a vista” e probabile gestione passiva degli eventi.